*) Cr. Daniel Pelenur

En el tramo de crecimiento de mi empresa, veo como aumentan los movimientos económicos, compras, ventas, cobranzas, pagos, recursos humanos, estamos encaminados, contentos de estar consiguiendo nuestro objetivo, de ir mejorando el rendimiento de capital invertido, de ir obteniendo resultados que me mejoren mi  calidad de vida, al tener un poco mas de disponible para encarar proyectos familiares, individuales, de vivir mejor se trata.

Este crecimiento tiene que estar acompañado de que mi estructura organizacional se adapte al cambio, que fluya proactivamente junto al crecimiento. Que lindas palabras!, suena muy didáctico y profesional!. Pero muchas veces no sucede así…

Mis procesos son casi inexistentes, si como antes era muy chica la cosa, prácticamente hacíamos todo nosotros dos, no teníamos a nadie más… pero la cosa cambia, crece, mejoran los volúmenes de ventas y en consecuencia de compras, entonces debo empezar a organizarme.

Se define un proceso como “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”.

Debo comenzar a crear procesos, de definir límites entre los actores (empleados) de mi organización, qué hace cada uno, cuál es su aporte, su objetivo dentro de la estructura, para que se traduzca en un resultado final razonable y aceptable.

Compras, producción o servicios, ventas, cobranzas, deben ser mejoradas, profesionalizadas, debemos tener parámetros de medición, de resultados.

Ejemplos abundan especialmente en pagos, debo poner un día semanal o quincenal para pagos. Debo armar un legajo con factura remito orden de compra, procesar esta información, armar una orden de pago o boleto contable de salida, hacerlo firmar por persona responsable, confeccionar el cheque y hacer el pago.

Cuando escucho, “la persona que firma está de viaje y vuelve en 10 días, nos quedamos sin chequera, se enfermó la persona que decide”, y 10 respuestas más a este tema de pagos, pienso, que mal está esta empresa…

Los procesos son parte de mi sistema empresa, deben funcionar siempre, y para funcionar siempre se deben tomar las medidas necesarias del caso, evaluar contingencias, el sistema empresa debe funcionar en un estado de dinámica permanente y mantenerse viva, independiente de los actores de turno.

Una reflexión a proveedores: hay que pagar en tiempo y forma, la teoría moderna de administración nos enseña que el proveedor es un “socio” de mi empresa, nos entrega producto o servicio de acuerdo a lo que le pidamos, tiene que mantener alta la calidad de dichas entregas, debe “servirnos” en todo sentido, y como contrapartida, yo lo debo tratar “bien”, pagando en tiempo y forma mis obligaciones.

Solo en momentos de crisis o de alguna variable inesperada puedo financiarme con un pago mas “largo” a proveedores.

Lo mismo digo para el pago de todo lo relativo a sueldos y jornales, esto también debe tener un equilibrio en mi organización. No esperar hasta el último día hábil para pagar, debo proveer y planificar los fondos necesarios para hacer frente a esta muy importante obligación.

En resumen, me debo serenar y organizar, delegar correctamente, confiar en mi gente, y acompañar este crecimiento delimitando procesos, creando valor agregado en cada etapa, cumpliendo con mi gente, proveedores y clientes, ahhh, y me faltó algo, también cumpliendo con el Estado. Qué desafío el mío!!.

*) Daniel Pelenur, Contador Público. Master en Administración de Empresas (New York University). Ocupó cargos gerenciales de primer nivel en áreas administrativas financieras en importantes empresas en Montevideo y Buenos Aires.

Docente Universitario. Desde el 2008 hace consultoría y capacitación en empresas familiares en áreas de Administración, Finanzas y Organización.