*) Cr. Daniel Pelenur

Toda organización, servicios, producción, comercial, sociedades civiles sin fines de lucro, tienen algo en común, persiguen un fin, un objetivo, una razón de ser.

La gran mayoría en nuestro país son empresas de familia, persiguiendo una actividad que les pueda proporcionar resultados financieros positivos en el correr del ejercicio fiscal, a fin de mantener los costos de dicha estructura familiar y poder también tener la capacidad de ahorro para inversiones y otras salidas financieras.

Como hemos puntualizado en anteriores comentarios, dicha empresa comienza con una estructura simple, solar, con el emprendedor/visionario trabajando para obtener el resultado. Esa persona fundadora hace prácticamente todo en las primeras etapas.

La empresa crece en volumen, en complejidad, aparecen otros miembros de familia a trabajar, otros integrantes no familiares, entonces debo mejorar y adecuar mí estructura a tal fin, básicamente estableciendo funciones a cada uno, directivas precisas de trabajo, delegación eficiente, comunicación horizontal y vertical fluida entre los participantes.

Proceso: “es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar juntas, simultánea o sucesivamente en los elementos de entrada los convierten en productos o resultados”.

En el concepto sistémico de empresa, es decir, donde tengo entradas, procesos de transformación y salidas, para que dicho sistema funcione adecuadamente y eficientemente, debo tener bien claro los procesos administrativos inherentes a cada departamento o función, todo.

Como lo explica la definición, son actividades mutuamente relacionadas… Ejemplo:  El tema de Tesorería, cobranzas y pagos. Se deben establecer reglas claras y precisas al respecto. Cuáles son mis condiciones de venta, cual es mi política de descuentos, debo armar un legajo de cada cliente y establecer el crédito a otorgar, qué garantías pido para dar crédito.

Pagos: Debo establecer una fecha mensual de pagos, armar los legajos de cada proveedor, conciliar las cuentas corrientes, armar la orden de pago. Presentar dicho legajo a la persona que hace los cheques, obtener las autorizaciones correspondientes del personal jerárquico funcional para autorizar el pago.

Compras: Obtención de presupuestos de precios. Negociación de plazos, conformar la factura del proveedor con volumen y precio pactado. Aprobación jerárquica.

Estos ejemplos de Tesorería y Compras, son actividades esenciales de mi empresa, están mutuamente relacionadas, es necesario establecer reglas claras de comportamiento de los actores involucrados, pautas de trabajo, fechas y horas de cobros o pagos, personas que autorizan a realizar las transacciones, debemos tener todo este proceso escrito y firmado por los responsables de área.

Debemos pensar en contingencias, en cosas que pueden pasar que no sean las corrientes, un cliente que se atrasa, cual es mi política con morosos?. Diferencias en cuentas corrientes deudoras/proveedoras, debemos conciliar y llegar a un acuerdo con proveedores y clientes al respecto, para ello mi contabilidad tiene que estar al día.

Responsabilidad por mis actos, razonabilidad en mi trabajo, cumplir mis metas, pagar en tiempo y forma a mis proveedores y mis empleados, exigir el pago de mis cuentas a cobrar, para esto los procesos internos bien delineados y controlados son esenciales para la continuidad eficiente de mi empresa.

*) Daniel Pelenur, Contador Público. Master en Administración de Empresas (New York University). Ocupó cargos gerenciales de primer nivel en áreas administrativas financieras en importantes empresas en Montevideo y Buenos Aires.

Docente Universitario. Desde el 2008 hace consultoría y capacitación en empresas familiares en áreas de Administración, Finanzas y Organización.